Integritetspolicy

Denna integritetspolicy (”Integritetspolicy”) beskriver hur Scandic Hotels Group AB (org.nr 556703-1702) och samtliga i koncernen ingående bolag (gemensamt ”Scandic”, ”vi”, ”oss”), behandlar dina Personuppgifter inom ramen för vår verksamhet. Med ”Personuppgifter” avses all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande fysisk person. Var vänlig och läs denna Integritetspolicy noga för att förstå hur och för vilka ändamål vi behandlar dina Personuppgifter.

Vi behandlar dina Personuppgifter när du använder våra tjänster (”Tjänsterna”) på det vis som framgår nedan. Vi värnar om din integritet och följer vid var tid tillämplig lagstiftning som syftar till att skydda dig som individ. Denna Integritetspolicy anger grunden för hur vi behandlar de Personuppgifter du lämnar till oss eller som vi samlar in om dig när du använder Tjänsterna. För vissa av våra Tjänster finns det även särskilda villkor som du måste godkänna innan användning.

Olika bolag inom Scandic-koncernen kan vara antingen personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde, alternativt gemensamt personuppgiftsansvariga, med hänsyn till den behandling av Personuppgifter vi utför, t.ex. vid hotellbokningar eller rekrytering.

Vi eftersträvar att upprätthålla en hög nivå av skydd för den personliga integriteten. Scandic behandlar Personuppgifter främst för att administrera, tillhandahålla, utveckla och underhålla Tjänsterna, hantera dina bokningar, optimera din upplevelse av Tjänsterna och för att kommunicera med dig.

Om vi gör ändringar i denna Integritetspolicy kommer vi att meddela dig detta. Metoden att meddela dig varierar beroende på vilka av våra Tjänster du använder och när. De nya villkoren kommer att publiceras på Scandics webbplatser.

Om du tillhandahåller oss Personuppgifter om andra personer är du ansvarig för att Scandic får behandla Personuppgifterna i enlighet med denna Integritetspolicy.

Insamling och behandling av personuppgifter

Scandic behandlar endast dina Personuppgifter i enlighet med tillämplig lag.

Scandic kan samla in Personuppgifter direkt från dig då du använder Tjänsterna (t.ex. bokar ett hotellrum). Vi kan även mottaga och överföra Personuppgifter om dig från och till företag inom Scandic-koncernen eller samarbetspartners (t.ex. om du använt en resebyrå för att boka ett hotellrum). Vi använder olika metoder för att samla in Personuppgifter om dig. Några av dessa omfattar cookies, web beacons, kundundersökningar och kundservice. Beroende på vilken Tjänst du använder kan insamlingsmetoden och syftet med behandlingen variera.

Scandic kommer att behandla dina Personuppgifter för de ändamål som anges nedan, samt de ändamål som beskrivs för dig i samband med de specifika Tjänster du använder. När det enligt lag krävs att vi inhämtar ett samtycke från dig, så kommer vi inhämta ett samtycke innan behandling sker.

Vilka personuppgifter behandlar vi och varför?

Hantera bokning

Om du bokar ett mötes- eller hotellrum hos oss behandlar vi dina Personuppgifter i syfte att tillhandahålla, hantera, administrera, följa upp och ta betalt för din bokning. Detta omfattar även vår behandling i syfte att påminna eller informera dig om din bokning i anslutning till din vistelse.

Om du är medlem i vårt lojalitetsprogram ”Scandic Friends” då du bokar ett mötes- eller hotellrum hos oss kan dina Personuppgifter, med din tillåtelse, sparas i din medlemsprofil. Är du inte medlem i Scandic Friends men önskar att bli det, kan dina Personuppgifter användas för att skapa en medlemsprofil. I samband med detta kan tidigare bokningar eller uppgifter från cookies komma att kopplas ihop med medlemskapet. Läs mer om hur dina Personuppgifter behandlas i Scandic Friends under avsnitt ”Hantera medlemskap i Scandic Friends” nedan.

Det är nödvändigt att du lämnar de uppgifter vi efterfrågar för att vi ska kunna hantera din bokning. Du avgör dock själv om du vill lämna uppgifter om medlemskap (exv. medlemsnummer). När du bokar åt annan ansvarar du gentemot oss för att du har tillåtelse från den eller de andra personerna att Scandic behandlar dess Personuppgifter i enlighet med denna Integritetspolicy.

Dina Personuppgifter och annan information om din bokning kan komma att överföras till företag inom och utanför EU/EES som driver Scandic-hotell men som inte är en del av Scandic-koncernen, eller våra underleverantörer.

Hantera medlemskapet i Scandic Friends

Om du är eller blir medlem i Scandic Friends behandlar vi dina Personuppgifter i syfte att tillhandahålla, hantera, administrera, följa upp och underhålla ditt medlemskap. Detta omfattar bland annat vår behandling av dina Personuppgifter i syfte att informera, kommunicera och besvara förfrågningar från dig om ditt medlemskap. Vi kan även komma att kontakta dig för att be dig säkerställa att dina uppgifter är korrekta och uppdaterade.

Scandic Friends gör det möjligt för oss att ge dig mer flexibla och individualiserade erbjudanden och upplevelser. Med hjälp av din medlemsprofil skapar vi relevanta erbjudanden och information om våra Tjänster som vi sänder till dig. Läs mer om den profilering av dina Personuppgifter som Scandic utför under avsnitt ”Nyhetsbrev och annan form av direktmarknadsföring” nedan.

Dina Personuppgifter och annan information om ditt medlemskap (exv. poängsaldo) kan komma att överföras till företag inom och utanför EU/EES som driver Scandic-hotell men som inte är en del av Scandic-koncernen, eller våra underleverantörer.

Nyhetsbrev och annan form av direktmarknadsföring

Behandling baserad på intresseavvägning

Om du använder våra Tjänster kan vi behandla dina Personuppgifter i syfte att sända dig nyhetsbrev med relevant information och erbjudanden om våra egna och franchisetagares hotell eller utvalda samarbetspartners varor och tjänster i olika kanaler, t.ex. via brev, e-post eller genom våra digitala kanaler, så länge ett kundförhållande mellan dig och Scandic består. Vi kan även komma att sända dig kundundersökningar för att ge dig möjlighet att påverka vårt produkt- och tjänsteutbud. Vår behandling att sända dig direktmarknadsföring och kundundersökningar baserar sig då på en intresseavvägning.

Om du inte längre vill få nyhetsbrev eller annan direktmarknadsföring från oss kan du enkelt motsäga dig fortsatt behandling för detta ändamål genom att kontakta oss (se kontaktinformation nedan) eller avregistrera dig direkt i utskicket. Om du motsäger dig fortsatt behandling kommer dina Personuppgifter att raderas eller anonymiseras (om inte sådana Personuppgifter behandlas för andra ändamål) och du kommer inte längre att få direktmarknadsföring från oss.

Behandling baserad på ditt samtycke

Om du gett oss ditt samtycke och prenumererar på våra nyhetsbrev kommer vi att behandla dina Personuppgifter i syfte att sända dig erbjudanden om våra Tjänster och produkter. Om du inte längre vill få nyhetsbrev eller annan direktmarknadsföring från oss kan du enkelt motsäga dig fortsatt behandling för detta ändamål genom att kontakta oss (se kontaktinformation nedan) eller avregistrera dig direkt i utskicket. Om du motsäger dig fortsatt behandling kommer dina Personuppgifter att raderas eller anonymiseras (om inte sådana Personuppgifter behandlas för andra ändamål) och du kommer inte längre att få direktmarknadsföring från oss.

Om du är medlem i Scandic Friends kan Personuppgifterna användas för att komplettera din profil i Scandic Friends. Om du inte är Scandic Friends medlem kan vi, med din tillåtelse, använda dina Personuppgifter för att skapa en medlemsprofil till dig.

Profilering

För att kommunicera personlig och relevant information och erbjudanden till dig om våra Tjänster analyserar vi den information vi samlat in om dig, t.ex. genom att sortera kunder i olika kundkategorier baserat på köpmönster, -beteende och interaktioner med oss. Om du har ett medlemskap i Scandic Friends kan vi även analysera den information som finns i din medlemsprofil. Detta gör vi för att förbättra din upplevelse vid användandet av våra Tjänster.

Rekrytering

Om du skickar in en arbetsansökan (spontanansökan eller för en specifik position) via vår hemsida eller våra andra kommunikationskanaler, behandlar vi dina Personuppgifter i syfte att utvärdera din ansökan och rekrytera personal till vår verksamhet. Detta omfattar även, om tillämpligt, referens- och bakgrundskontroller inom ramen för vår rekryteringsprocess.

Vi ber dig att inte sända oss några känsliga Personuppgifter (t.ex. information om hälsa, ras eller etniskt ursprung).

Om du erbjuds och accepterar anställning kommer en del av de Personuppgifter som vi samlat in om dig under rekryteringsprocessen bli en del av ditt anställningskontrakt.

Dina Personuppgifter och annan information i din jobbansökan kan komma att överföras till andra företag som driver Scandic-hotell, men som inte är en del av Scandic-koncernen, om du ansöker om jobb hos en av våra franchisetagare.

Rättsliga förpliktelser

Vi kan även, till följd av lag, domstol eller myndighetsbeslut, behandla dina Personuppgifter i syfte att uppfylla en rättslig förpliktelse, t.ex. enligt Skattelagen, Bokföringslagen, beslut från polis eller annan myndighet.

Hantering av kundserviceärenden

Vi kan komma att behandla dina Personuppgifter i syfte att besvara, assistera, följa upp eller hantera ditt kundserviceärende. Detta omfattar kommunikation som krävs för att besvara eventuella frågor du ställt till vår kundservice via telefon, e-post, sociala medier eller någon av våra andra kommunikationskanaler. Personuppgiftsbehandlingen som omfattas inom ramen för detta ändamål är vår rätt att utreda klagomål, reklamation eller supportärenden, inbegripet teknisk support.

Utveckling och utvärdering av våra Tjänster, produkter och system

Vi kan behandla dina Personuppgifter för att anpassa, utveckla och underhålla våra Tjänster i syfte att öka och förbättra användarvänligheten, vårt sortiment, kvalitén och resurseffektivitet ur ett miljö- och hållbarhets­perspektiv. Vi kan även behandla dina Personuppgifter i syfte att diagnostisera fel, optimera tekniken och förbättra våra IT-system (t.ex. säkerställa att användarkonton i Scandic Friends inte används av obehöriga).

Vi analyserar uppgifterna som vi samlar in om dig, t.ex. via analysverktyg på vår hemsida. Analysen är anonymiserad och görs på en aggregerad nivå. Informationen från analyserna kan aldrig kopplas till en specifik individ. Underlagen från de analyser vi gör ligger till grund för utveckling av våra IT-system, hemsida och produkt- & tjänsteutbud.

Hur länge sparas dina personuppgifter?

Dina Personuppgifter sparas så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålen med vår behandling. Därefter kommer vi att på ett säkert sätt radera eller avidentifiera dina Personuppgifter så att det inte längre går att koppla dem till dig. Under vardera behandling som angivits ovan finns en definierad lagringsperiod.

Scandic gallrar Personuppgifter i enlighet med vid var tid tillämplig lag och enligt ovan angivna kriterier. Det innebär t.ex. att Scandic raderar eller avidentifierar dina Personuppgifter när ändamålet för behandlingen är uppfyllt.

Överföring av personuppgifter och mottagare som vi delar information med

Vi kan komma att dela dina Personuppgifter med tredje man. Som framgår ovan kan dina Personuppgifter komma att överföras till företag inom och utanför EU/EES som driver Scandic-hotell men som inte är en del av Scandic-koncernen, eller våra underleverantörer. Vi säljer aldrig dina Personuppgifter och Scandic kommer alltid att ingå nödvändiga personuppgiftsbehandlingsavtal med de företag som behandlar dina Personuppgifter å våra vägnar. Detta i syfte att säkerställa en adekvat säkerhetsnivå för personuppgiftsbehandlingen.

Underleverantörer
Vi kan, för att uppfylla ändamålen med vår behandling av dina Personuppgifter, ta hjälp av andra bolag att uppfylla våra skyldigheter gentemot dig. Med anledning av detta delar vi dina Personuppgifter med företag som tillhandahåller tjänster till Scandic, såsom men inte begränsat till, våra underleverantörer för kundservice, leveranstjänster, analystjänster, kommunikation och leverans av marknadsföringsmaterial. Scandic kan även dela dina Personuppgifter med företag som hanterar drift, lagring, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar. Vidare kan vi även lämna ut dina Personuppgifter till betaltjänstleverantörer som levererar betaltjänster till oss, i syfte att kunna ta betalt från dig.

Våra underleverantörer behandlar endast dina Personuppgifter i enlighet med våra uttryckliga instruktioner och får inte använda dina Personuppgifter för egna ändamål. De är även skyldiga enligt lag och avtal att skydda dina Personuppgifter från obehörig åtkomst eller andra intrång.

Franchisetagare
Vissa hotell som drivs under Scandics namn är självständiga juridiska enheter utanför Scandic-koncernen (”Franchisetagare”). Dina Personuppgifter kan komma att överföras till Franchisetagare om det är nödvändigt för att tillhandahålla dig Tjänsterna, t.ex. i samband med en bokning.

Övriga mottagare
Vi kan i förekommande fall överföra dina Personuppgifter till andra mottagare än de som angivits ovan om det är nödvändigt för att uppfylla ändamålen nedan.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Scandic har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina Personuppgifter mot t.ex. förlust, manipulation eller obehörig åtkomst. Vi anpassar kontinuerligt våra säkerhetsåtgärder till den fortlöpande tekniska utvecklingen för att på så sätt upprätthålla en hög säkerhetsnivå.

Andras applikationer / webbsidor

I Scandics Tjänster kan det förekomma länkar till andra applikationer och/eller webbsidor som inte kontrolleras av Scandic. Denna Integritetspolicy är endast tillämplig på ditt användande av Scandics egna Tjänster. Scandic ansvarar inte för innehållet i länkade applikationer/webbsidor och den behandling av Personuppgifter som eventuellt görs av ägare eller operatörer av dessa.

Cookies

Scandic använder cookies på sina digitala Tjänster som i vissa fall automatiskt samlar in dina Personuppgifter (t.ex. IP-adress och beteendemönster). Vi använder cookies i syfte att förbättra din upplevelse och säkerheten på våra digitala Tjänster. Personuppgifter som vi samlar in via cookies kan komma att anonymiseras och användas i aggregerad form i utvecklingssyfte, statistik och analys. Information om hur Scandic använder cookies, vilka Personuppgifter vi samlar in via cookies, vad de används till och hur du kan undvika dem framgår av Scandics vid var tid gällande Cookie Policy.

Dina rättigheter

Dataskyddslagstiftningen ger dig ett antal rättigheter i förhållande till vår behandling av dina Personuppgifter. Om du vill utöva dina rättigheter, vänligen gå in på närmaste hotell och tala med receptionen så hjälper de dig eller skicka e-post till gdpr@scandichotels.com.

Tillgång till dina Personuppgifter
Du har rätt att kostnads­fritt begära att få en bekräftelse från oss att vi behandlar dina Personuppgifter, samt begära tillgång till de Personuppgifter som vi behandlar om dig, tillsammans med information om behandlingen och dina rättigheter i samband därmed, ett s.k. registerutdrag.

Begära rättelse
Du har, om du anser att en Personuppgift som vi behandlar om dig är felaktig eller ofullständig, rätt att begära rättelse av Personuppgiften. För att vi ska ändra uppgifter om dig behöver du kontakta oss (se kontaktuppgifter nedan). Scandic ansvarar inte för problem som uppstår till följd av att dina Personuppgifter är felaktiga om du underlåtit att informera oss därom.

Återkalla samtycke med framtida verkan
I den utsträckning vi behandlar dina Personuppgifter med stöd av ditt samtycke har du rätt att, när som helst, återkalla ditt samtycke till behandlingen. Återkallandet gäller inte retroaktivt.

Motsätta dig behandling för direktmarknadsföringsändamål
Som nämnt ovan, har du rätt att motsätta dig behandling för direktmarknadsföringsändamål. Du avregistrerar dig från fortsatt behandling genom att antingen klicka på avregistreringslänken i utskicket eller kontakta oss (se kontaktuppgifter nedan).

Motsätta dig viss behandling
Du har rätt att motsätta dig behandling som stödjer sig på vårt berättigade intresse om du har personliga skäl som rör situationen. Vi får dock fortsätta att behandla dina Personuppgifter, trots att du har motsatt dig behandlingen, om vi har berättigade skäl för detta som överväger ditt integritetsintresse.

Radering
Du har rätt att begära att få dina Personuppgifter raderade. Detta gäller dock inte Personuppgifter som vi behandlar enligt lag eller avtal med dig.

Begränsning av behandling
Du har rätt att begära att behandlingen av dina Personuppgifter begränsas. Notera dock att detta kan medföra att vi i vissa fall inte kan tillhandahålla dig alla våra Tjänster.

Dataportabilitet
Du har rätt att få en digital kopia på de Personuppgifter som vi behandlar om dig i ett välkänt, strukturerat digitalt inläsbart format (dataportabilitet) för att använda hos annan. Rätten till dataportabilitet, till skillnad från rätten till registerutdrag, omfattar endast de Personuppgifter du själv tillhandahållit oss och som vi behandlar med stöd av samtycke eller fullgörande av avtal med dig.

Lämna klagomål till en tillsynsmyndighet
Om du inte är nöjd med vår behandling eller av andra skäl anser att vi behandlat dina Personuppgifter på ett felaktigt sätt, har du rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten för dataskydd.

Vem kontaktar du vid frågor?

Om du har några frågor, kommentarer eller klagomål om vår behandling av dina Personuppgifter eller vår efterlevnad av Integritetsvillkoren och tillämplig dataskyddslag, är du välkommen att kontakta oss (se kontaktuppgifter nedan).

Kontaktuppgifter

Scandic Hotels AB, 556299-1009
Box 6197, 102 33 Stockholm
Sverige
E-post: gdpr@scandichotels.com
Telefonnummer: 08 – 517 350 00

Informationstexten uppdaterades senast: 21 maj, 2018